Необходимым условием закупки качественного сырья или материалов является разработка критериев выбора и оценки поставщика и ведение соответствующей документации. Для оценки работы поставщика можно проводить испытания образцов предварительной поставки, проверять эффективность работы поставщика в прошлом и его документацию. Следует также учитывать:
- опыт предыдущей работы;
- известность марки (длительность присутствия на рынке, репутация);
- качество товаров;
- наличие системы менеджмента и безопасности;
- месторасположение и доступность офиса (склада);
- ценовую политику (лояльность цен, возможность отсрочки при расчете, условия предоплаты);
- сроки исполнения заказа;
- наличие и условия доставки;
- гарантии послепродажного обслуживания (условия гарантии);
- рекомендации других клиентов и т.д.
Метод оценки поставщика может основываться на присвоении баллов каждому рассматриваемому поставщику в соответствии с утвержденными критериями, соответственно, для конкретной закупки выбирается поставщик, набравший наибольшее количество баллов. В любом случае, определенный организацией метод оценки и выбора поставщиков должен быть оформлен документально.
Необходимо осознавать, что, чем выше риск по отношению к процессу, тем строже должна быть оценка поставщика. Такая ситуация может касаться закупки продовольственного сырья, где риск намного больше, чем, например, при закупке упаковочной тары. В тех случаях, когда вероятность риска велика, организации, возможно, потребуется контролировать не только самого поставщика, но и тех, кто поставляет ему сырье. Другим методом минимизации подобных рисков может оказаться предоставление технологического содействия поставщикам, например, путем организации у них обучения по вопросам качества, безопасности продукции, охраны труда и техники безопасности.
Согласно требованиям пункта 7.4.3 «Верификация закупленной продукции» ИСО 9001 следует тщательно проверять закупаемые товары, а именно степень их соответствия установленным ранее требованиям. При закупках пищевой продукции, для которой существует риск порчи или загрязнения, пункт получения товаров от поставщика является наиболее подходящим местом проверки их соответствия требованиям (здесь же можно отказаться от продукции в случае ее несоответствия). Однако более эффективно включить процедуру контроля в процесс самой организации, например, путем проведения испытаний в рамках плана технического или входного контроля. Если организация собирается осуществлять проверки качества закупаемой продукции непосредственно на предприятии поставщика, необходимо поставить его в известность заранее, до оформления покупки и оговорить проведение данного мероприятия в договоре.
Если организация получает материалы из источников, где невозможно проследить путь их изготовления, переработки и хранения, например, на аукционах, у перекупщиков, то ей необходимо осознать риск, связанный с такими закупками и возможные последствия, а также включить в процедуру по закупкам соответствующие меры предосторожности.
