Управление документацией — необходимая часть менеджмента любой организации. Основная цель управления документацией — обеспечение персонала нужной информацией при помощи системы ее распространения и сведения к минимуму риска ошибки благодаря наличию четких процедур. Информация, содержащаяся в документе, может быть представлена в любой форме: письменной, электронной, а также в форме видео- и аудиозаписи, графических плакатов, блок-схем и др.
Политика в области качества, руководство по качеству, документированные процедуры и рабочие инструкции в целом являются частью документированной системы. Общая структура документации предприятия как правило включает внешние и внутренние документы.
К внешней документации относятся:
1)Нормативно-правовая (законы, постановления, правила, а также международные, национальные, отраслевые стандарты и нормы),
2)Справочно-информационная,
3)Конструкторская, технологическая и т.п.
К внутренним документам относят в первую очередь организационные документы (структурная схема предприятия, положения о подразделениях, должностные инструкции); нормативные документы, служебное делопроизводство, производственные документы и различные записи.
Возможны два варианта ведения документации по системе менеджмента:
1. Руководство по качеству и все документированные процедуры, рабочие инструкции, положения объединены и представляют собой один документ, который содержит всю информацию о системе.
2. Документация представляет собой совокупность: руководства по качеству, документированных процедур, записей, а также рабочих инструкций, которые предоставляют сотрудникам достаточную информацию для выполнения работы.
Для предприятий пищевой промышленности примерами документации могут служить спецификации на сырье, технологические процессы, продукцию; рецептуры, методы обработки; рабочие листы ХАССП; руководство по санитарно-гигиеническому контролю; процедуры уведомления об опасности загрязнения пищевой продукции и процедур изъятия продукции при возникновении риска ее загрязнения; соответствующие законодательные и нормативные требования, касающиеся пищевой продукции и т.д.
