Стандарт ISO 9001 предполагает формирование структуры документации системы управления качеством в организации, которая представляет собой выстроенную в иерархическом порядке систему взаимосвязанных документов. В стандарте дан перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть включены в состав документации, и предусмотрено создание прочих документов, отражающих специфику деятельности данной организации.

К обязательным документам системы менеджмента качества (СМК) относятся следующие:

  • Политика в области качества;
  • Руководство по качеству;
  • Цели и задачи в области качества;
  • Записи по качеству;
  • Обязательные процедуры системы качества.

Важное место в системе документации занимают записи по качеству. В соответствии с терминологией стандарта ISO 9000 записи по качеству определяются как особая форма документации системы качества, целью которой является подтверждение факта выполнения какого-либо действия. Документ приобретает статус записи по качеству в тот момент, когда совершена регистрация этого факта. К примеру, незаполненная форма для регистрации результатов наблюдения и контроля представляет собой обычный документ СМК, однако в тот момент, когда в данную форму вносятся результаты наблюдения и контроля, т.е. форма заполняется, она превращается в записи по качеству. В стандарте ISO 9001 указан минимальный перечень записей по качеству, которые должны быть заведены в компании. Организация может самостоятельно расширять данный перечень в соответствии с особенностями своего функционирования.

Ведение записей по качеству обеспечивает:

  • возможность передать последовательность действий и их смысл;
  • достижение прослеживаемости и прозрачности всех операций;
  • предоставление объективных свидетельств работы СМК;
  • накопление информации о качестве продукции;
  • применение корректирующих мер в случае появления записей о несоответствиях и предупреждающих мер в случае выявления угрозы несоответствия;
  • оценку эффективности системы менеджмента качества.

В связи с вышеперечисленными функциями записи по качеству предоставляют следующие преимущества организации:

  • обеспечение соответствия продукции требованиям потребителей;
  • улучшение качества изготовляемой продукции;
  • обеспечение подготовки высококвалифицированных кадров;
  • обеспечение эффективной работы СМК.

Важную роль также играет процедура управления записями о качестве, которая представляет собой регламентированный порядок обращения с задокументированными свидетельствами функционирования системы менеджмента качества. Она определяет порядок идентификации записей, способы управления записями, порядок хранения, защиты и восстановления записей в случае их утери или повреждения