Фактором, существенно влияющим на качество готового изделия, является сырье, материалы, ингредиенты, то есть любая закупаемая продукция. Требования к процессу закупок установлены в пункте 7.4 ИСО 9001.
Чтобы все сырье, материалы, которые организация закупает или заказывает на стороне и использует в производстве продукции, соответствовали установленным требованиям, каждую закупку необходимо осуществлять согласно плану. Предприятию следует:
- определить перечень всей закупаемой продукции и ее спецификации;
- установить требования к закупаемой продукции, поставщикам
(в виде инструкций), а также обеспечить доведение этих требований до поставщика (путем указания требований в заявках, договорах);
- составить перечень и классификацию поставщиков в зависимости от вида закупаемой продукции;
- определить методы, критерии оценки и выбора поставщиков;
- разработать планы (инструкции) контроля сырья и материалов;
- определить формы записей по закупкам.
Подготовка спецификаций и определение показателей и контрольных пределов на закупаемую продукцию, доведение этой информации до сведения поставщиков — задача самого предприятия. Предприятие само определяет уровень детализации спецификаций для закупаемой продукции. Иногда этот вопрос эффективно решается путем создания комплекта спецификаций на постоянно закупаемые материалы, в других случаях у поставщиков разработаны свои собственные спецификации на закупаемую продукцию.
Предприятию следует указать в документации, что закупаемая продукция должна соответствовать требованиям, согласованным с потребителями, и соответствующим законодательным нормам и правилам, а также обеспечить выполнение этих требований. Подобную информацию целесообразно оформлять в виде заявок, договоров, соглашений, инструкций по закупке. В любом случае, подобная документация должна быть оформлена в письменной форме и может содержать:
- тип, описание, количество закупаемой продукции;
- вид упаковки;
- способ и сроки поставки (транспортировки);
- происхождение или источник;
- стандарты по качеству и контрольные пределы (допустимые пределы неустранимых изменений свойств пищевых продуктов);
- требования к контролю и испытаниям;
- доказательство соответствия (наличие сертификата соответствия, декларации о соответствии).
Следует вести документацию заказов организации, независимо от того, в какой форме, устной или письменной, они были сделаны. Если организация делает заказ в устной форме, нужно принять специальные меры предосторожности, чтобы обеспечить уверенность в том, что поставщик правильно понял предъявляемые к закупке требования. Это можно сделать посредством подтверждения устного заказа по факсу или электронной почте накануне доставки.
