Требования к общей документации согласно ИСО 9001 и ИСО 22000 позволяют гибко подходить к определению необходимых документов и средств для их ведения. Высшее руководство предприятия должно само принять решение о том, какая документация необходима для обеспечения управления выделенными процессами. Целесообразно внутреннюю нормативную документацию организации разрабатывать в виде документированных процедур. Процедура – это подборка основных документов, в которых подробно изложены цель и область распространения конкретных процессов и определено, какую работу, кто, когда, где, почему и как выполняет.
Обязательными для предприятия любого профиля являются шесть документированных процедур:
-
Управление документацией, а именно: утверждение, анализ, актуализация, переутверждение, идентификация изменений статуса пересмотра, обеспечение доступности, сохранения, распространения документации. Данную процедуру целесообразно будет разделить на две части: управление внешней и внутренней документацией.
-
Идентификация, хранение, защита, восстановление и изъятие записей.
-
Требования по планированию и проведению внутреннего аудита, а также по отчётной информации касательно его.
-
Работа с несоответствующей продукцией: ответственность, полномочия, средства управления.
-
Анализ причин несоответствия, а также планирование, осуществление и анализ корректирующих действий.
-
Предупреждающие действия, определение причин потенциальных несоответствий
Стандартная процедура включает:
-
цель процесса;
-
ответственного исполнителя процесса;
-
входные данные (источник);
-
выходные данные (потребитель);
-
управляющие воздействия (нормативные, законодательные требования к порядку осуществления, содержанию процесса);
-
ресурсы, необходимые для функционирования процесса (кадровые, материальные, финансовые);
-
критерии результативности (эффективности) процесса;
-
методы мониторинга и измерения процессов;
-
записи, которые ведутся для обеспечения процесса;
-
распределение ответственности между персоналом организации при осуществлении процесса.
В процедурах должно быть четко указано, как осуществляется конкретная работа. Некоторые организации предпочитают включать эту информацию в другие документы, например, в рабочие инструкции. Эти документы должны охватывать все требования по выполнению конкретных видов работ в организации и давать ответ на вопрос, кто и с какой периодичностью должен выполнять работу и какие записи потребуется сделать.
