Часто у специалистов, отвечающих за внедрение и разработку системы менеджмента, возникает вопрос о том, насколько является разумным разрабатывать большое количество документов, касающихся менеджмента качества. Согласно самому стандарту ИСО 9001 (и другим стандартам, созданным на его основе), на предприятии должна создаться «документированная система менеджмента качества», а вовсе не «система документов». Это значит, что нет необходимости уделять всё внимание непосредственно документации, но и ошибок при документировании допускать также нельзя.

Если  попытаться классифицировать проблемы, с которыми обычно сталкивается персонал во время управления документацией, то можно выделить нарушения требований стандарта ISO 9001 (либо другого стандарта, созданного на его основе) и логические ошибки.

К первой категории можно отнести следующие случаи:

 1) отсутствие чётко регламентированной процедуры управления документами (особенно актуально для документов, посвященных планированию или постановке целей);

 2) использование неутвержденных (касается, в первую очередь, инструкций, графиков и планов) и неактуальных документов, в которые не внесены изменения или которые были вовсе аннулированы;

 3) отсутствие частей записей, которые требуются стандартом, либо отсутствие необходимых документов;

 4) несоблюдение процедуры согласования и утверждения документов либо процедуры определения сроков хранения записей;

 5) использование противоречащих друг другу документов (например, несоответствие требований конструкторской и технической документации).

 С другой же категорией дело обстоит сложнее, поскольку перечислить абсолютно все ошибки и нарушения здравого смысла невозможно. Но мы выделим несколько из них.

Первая связана с тем, что руководство организации вовсе не желает вникать в вопросы создания системы менеджмента на предприятии и бездумно подписывает документы, не ознакомившись с ними. Это приводит к тому, что во время аудита при ответе на вопрос: «А как же у вас выполняется такой-то пункт стандарта?» — директор красноречиво молчит. Обычно это вызывает впоследствии ряд вопросов у проверяющих органов.

Вторую же проблему можно также списать на нежелание вникать в суть вопроса со стороны руководства: вся работа с документацией перекладывается на плечи какой-нибудь сомнительной консалтинговой компании, которая, в свою очередь, работает на объем (количество листов). В итоге аудитор во время проверки видит кипу документов, в которых по существу мало что написано, а руководитель снова красноречиво молчит.

Итак, чтобы не допускать ошибок при работе с документацией системы менеджмента, руководству компании и ответственным лицам необходимо внимательно изучить требования стандарта и взять этот вопрос под личный контроль.

Хотите получать дайджест свежих материалов
по сертификации, а так же информацию о новых
курсах и спецпредложениях?

Оставьте Ваш E-mail